RECEPTIE OF KLANTENEVENT?
Let op voor de fiscale kater achteraf
In de praktijk merken wij dat de fiscale behandeling van recepties, catering en evenementen vaak verkeerd wordt ingeschat. Vooral wanneer een evenement tegelijk een commercieel of promotioneel karakter heeft, ontstaat snel verwarring. En precies daar loert soms de fiscale kater. Niet elke “promotionele kost” is automatisch 100% aftrekbaar
Veel ondernemers redeneren logisch: “Dit evenement dient om klanten aan te trekken of omzet te verhogen, dus het zijn publiciteitskosten.”
Fiscaal ligt dat genuanceerder. Voor de vennootschapsbelasting kijkt de fiscus niet alleen naar het doel van de kost, maar vooral naar de aard van de uitgave. Dat onderscheid is cruciaal.
Kort samengevat:
| Type kost | Fiscale aftrekbaarheid |
| Publiciteitskosten | 100% aftrekbaar |
| Restaurantkosten | 69% aftrekbaar |
| Receptie- en onthaalkosten | 50% aftrekbaar |
Een productvoorstelling met hapjes?
Vaak toch receptiekosten
Stel: Een onderneming organiseert een opendeurweekend voor de lancering van een nieuwe collectie of dienst.
Klanten worden ontvangen met drankjes, fingerfood of catering.
Hoewel het evenement duidelijk commercieel bedoeld is, zullen de kosten voor catering, drank en onthaal in veel gevallen toch als receptiekosten beschouwd worden.
En dat betekent: géén 100% aftrek; maar meestal slechts 50% fiscale aftrekbaarheid.
De fiscus en de rechtspraak volgen hier al jaren een vrij strikte visie.
Restaurant of receptie?
Ook dat verschil is belangrijk
In de praktijk worden restaurantkosten en receptiekosten vaak door elkaar gehaald, terwijl de fiscale regels verschillen.
| Restaurant Kosten Dit zijn kosten voor maaltijden of dranken die worden genuttigd in een publiek toegankelijke horecazaak: | Receptiekosten Dit zijn kosten voor: |
| . Restaurant . Brasserie . Pizzeria . Café . enz. | .catering .traiteurs .drank op kantoor .hapjes bij een opendeurdag .bloemen .onthaal van klanten of relaties. Een cateraar op uw bedrijfslocatie blijft dus doorgaans een receptiekost — ook al serveert hij een volledige maaltijd. |
| Deze kosten zijn momenteel voor 69% aftrekbaar. | Deze vallen meestal onder de strengere beperking van 50%. |
En wat met de btw?
Daar wordt het nog subtieler.
De btw op receptiekosten is in principe niet aftrekbaar.
Ook de btw op restaurantkosten is meestal uitgesloten van aftrek, behoudens enkele uitzonderingen.
Toch bestaat er bij commerciële of verkoop bevorderende evenementen soms ruimte om btw-aftrek te verdedigen.
Maar dan moet u kunnen aantonen dat het evenement werkelijk gericht was op:
- verkoopbevordering;
- productpromotie;
- commerciële publiciteit.
Bewijs is essentieel
Wie btw-aftrek wil verdedigen bij een promotioneel event, doet er goed aan voldoende bewijsstukken te bewaren, zoals:
- uitnodigingen;
- affiches;
- mailcampagnes;
- foto’s van het evenement;
- een bedrijfsfilm;
- promomateriaal;
- verwijzingen naar een productlancering of commerciële actie.
Een uitnodiging voor: “Lancering nieuwe showroomcollectie” zal fiscaal sterker staan dan:
“Lancering nieuwe showroomcollectie” zal fiscaal sterker staan dan:
“Gezellige receptie ter gelegenheid van ons jubileum”.
In fiscaliteit volstaat het immers niet altijd om gelijk te hébben.
Men moet het ook kunnen aantonen.
Personeelsfeesten: aparte regels
Voor personeelsfeesten gelden opnieuw andere spelregels.
Onder bepaalde voorwaarden kunnen deze kosten zelfs volledig aftrekbaar zijn.
Maar daarvoor moet onder meer voldaan zijn aan voorwaarden zoals:
- het feest moet collectief zijn;
- alle personeelsleden moeten worden uitgenodigd;
- het gaat in principe om één jaarlijks personeelsfeest;
- het feest moet gekoppeld zijn aan een bijzondere gelegenheid (bijvoorbeeld Nieuwjaar).
Wordt niet aan die voorwaarden voldaan, dan vallen ook deze kosten vaak terug op de gewone beperkingen.
Ons advies: denk vooraf fiscaal na
Bij evenementen wordt de fiscale analyse vaak pas achteraf gemaakt, wanneer de facturen al geboekt zijn.
Nochtans kan een beperkte voorbereiding veel discussies vermijden.
Wij raden ondernemingen daarom aan om vooraf stil te staan bij:
✔ de aard van het evenement
✔ wie wordt uitgenodigd
✔ waar het evenement plaatsvindt
✔ hoe het evenement gecommuniceerd wordt
✔ welke bewijsstukken bewaard worden
✔ de correcte boekhoudkundige verwerking
✔ de btw-gevolgen
- Besluit
Een receptie of klantenevent kan commercieel zeer waardevol zijn.
Relaties worden immers niet alleen opgebouwd via contracten en cijfers, maar ook via ontmoeting, vertrouwen en beleving.
Maar net zoals een goede receptie aandacht vraagt voor details, vraagt ook de fiscale verwerking nuance en voorbereiding.
Want de mooiste avond kan achteraf toch een kleine fiscale kater veroorzaken. U bent nu alvast goed geïnformeerd.
